Playbook · Eerste gesprek / First call

Het eerste gesprek is het belangrijkste gesprek van de hele cyclus. Niet de demo. Het eerste gesprek bepaalt of de demo zin heeft, welke demo we moeten geven, en of de funnel-rekensom op papier staat.

The first call is the most important conversation of the whole cycle. Not the demo. The first call decides whether the demo makes sense, which demo we need to run, and whether the funnel math is down on paper.

Bij mid-market klanten (igen, NAVARA Rotterdam, NAVARA Utrecht, Friesland Campina) heb je een goed gesprek vooraf nodig, anders verkoop je in het wilde weg.

Onze positie

NL Wij brengen de pipeline. Jullie maken de hire. Talentix is begeleider, geen leverancier. Als de funnel-conversies kloppen die jullie hebben afgegeven, werkt het. Als ze niet kloppen, kijken we samen waar het zit: vacature, voorwaarden, of gesprek.

Dat is de logica achter elk gesprek. Ook de reden dat de funnel-rekensom hieronder geen optie is, maar verplicht onderdeel van het eerste gesprek.

EN We bring the pipeline. You make the hire. Talentix is the guiding partner, not the supplier. If the funnel conversions you gave us hold up, it works. If they don't, we look together at where it sits: the role, the terms, or the conversation.

That's the logic behind every conversation. It's also why the funnel math below isn't optional, it's a required part of the first call.

Wat we voor de demo willen weten

Vul in HubSpot tijdens of direct na het gesprek. Pas door naar demo als minimaal de pijn, wie tekent, wie binnen pleit, en de funnel-rekensom bekend zijn.

Funnel-rekensom / Funnel math (verplicht voor demo-doorgang / required to go to demo)

NL Dit is het hart van het eerste gesprek. De klant rekent zelf zijn funnel uit. Daarna kan Talentix de pipeline opvullen op basis van de cijfers die hij zelf heeft afgegeven. Zonder funnel-rekensom op papier gaat de demo niet door.

EN This is the heart of the first call. The client does the funnel math themselves. Then Talentix fills the pipeline against the numbers they gave us. No funnel math on paper, no demo.

Vraag-sequentie / Question sequence:

NL

1. "Hoeveel kandidaten spreek je normaal om tot één eerste gesprek te komen?"
2. "Hoeveel eerste gesprekken eindigen in een tweede gesprek?"
3. "Hoeveel tweede gesprekken eindigen in een aanbieding?"
4. "Hoeveel aanbiedingen worden hires?"
5. "Goed, dus om Y hires te halen heb je X kandidaten in de pipeline nodig. Klopt dat?"

EN

1. "How many candidates do you typically talk to before one first call lands?"
2. "How many first calls turn into a second call?"
3. "How many second calls turn into an offer?"
4. "How many offers become hires?"
5. "Right, so to land Y hires you need X candidates in the pipeline. Does that track?"

Wat hier gebeurt: de klant zegt zijn eigen funnel hardop. Dat getal wordt het anker voor de hele test. Talentix levert pipeline op basis van zijn cijfers. De hires zijn aan hem.

What's happening here: the client speaks their own funnel out loud. That number becomes the anchor for the whole test. Talentix delivers pipeline against their numbers. The hires are on them.

Voorbeeld Navara / Navara example:

NL

"10 hires/jaar = 0,8/maand. Bij enthousiasme closen jullie 80%. Dat betekent 1 tot 1,25 gesprekken/maand vanuit ons. Klopt?"

EN

"10 hires a year equals 0.8 a month. When the team's on it you close 80%. That means 1 to 1.25 conversations a month from our side. Does that line up?"

Voorbeeld scale-up / Scale-up example:

NL

"20 hires dit jaar, 1 op 5 wordt hire. We sturen op 8 gesprekken/maand. Klopt jullie verhouding ongeveer?"

EN

"20 hires this year, 1 in 5 becomes a hire. We aim for 8 conversations a month. Does your ratio roughly match?"

Schrijf de rekensom letterlijk op tijdens het gesprek. Lees voor aan het eind. Mail na in de samenvatting.

Structuur van het eerste gesprek / Structure of the first call (30-45 min)

Opening (5 min)

NL Vraag hoe het ervoor staat met hun hiring, niet hoe het met ze gaat. Pak een gezamenlijke connectie als haakje.

"Fijn dat je even tijd hebt. Vertel eens, hoe staat [bedrijf] er nu voor qua hiring? Hoeveel vacatures, welke verhouding intern versus extern?"

EN Ask where they stand on hiring, not how they're doing. Use a shared connection as the hook.

"Good to grab some time. Tell me, where does [company] stand on hiring right now? How many roles, what's the split between in-house and external?"

Situatie ophalen / Mapping the situation (10 min)

Vraag op vraag. Voorbeeld in-house team / Question after question. In-house team example:

NL

"Hoeveel hires doen jullie zo'n beetje per jaar?" → vijftig "Hoeveel zelf, hoeveel via externe bureaus?" → vijfentwintig zelf, vijf extern "Even voor mijn beeldvorming, wat geven jullie per externe plaatsing uit?" → twaalf tot vijftien duizend "Dan zit je op zestig tot vijfenzeventig duizend op jaarbasis. Klopt dat?"

EN

"Roughly how many hires do you make per year?" → fifty "How many in-house, how many through external agencies?" → twenty-five in-house, five external "Just to get my bearings, what do you spend per external placement?" → twelve to fifteen thousand "So you're at sixty to seventy-five thousand on an annual basis. Does that hold up?"

Bevestiging. Hij zegt het zelf hardop. Daar wordt de pijn voelbaar.

Confirmation. He says it himself, out loud. That's where the pain shows up.

Funnel-rekensom / Funnel math (10 min)

De vijf vragen uit het kader hierboven. Niet doorgaan voor het getal er staat.

The five questions from the box above. Don't move on until the number is down.

Naar de oplossing toe / Toward the solution (10 min)

Vat samen in zijn woorden / Summarise it back in their words.

NL

"Even hardop. Jullie doen het meeste zelf, raken op moeilijke vacatures vooral tijd kwijt, en op schaarse vacatures zit je vast aan bureaus voor zo'n vijfenzeventig duizend. Plus, om jullie tien hires te halen moeten er per maand vijftien gesprekken plaatsvinden. Klopt dat?"

EN

"Let me say it back. You do most of it in-house, you mainly lose time on the harder roles, and on the scarce ones you're locked into agencies for about seventy-five thousand. On top of that, to land your ten hires you need fifteen conversations a month. Does that hold up?"

Zodra hij ja zegt / As soon as he says yes:

NL

"Wat wij doen is de pipeline opvullen tot dat aantal gesprekken. Een soort externe sourcer die met jullie kijk continu de markt afloopt. Niet één keer per week, maar zeven dagen. Die nooit ziek is. De gesprekken en de hire-beslissing blijven bij jullie. Daar zit jullie waarde."

EN

"What we do is fill the pipeline up to that conversation count. Think of it as an external sourcer that walks the market with your perspective. Not once a week, seven days. Never sick. The conversations and the hire decision stay with you. That's where your value sits."

Geen feature-lijst. Eén beeld, één belofte, één cijfer.

No feature list. One picture, one promise, one number.

Wie zit nog naast je / Who else is at the table (5 min)

NL

"Stel we zetten dit door, wie wil je hier nog naast hebben?"

EN

"Say we move this forward, who else do you want next to you on this?"

Of bij oprichters / Or with founders:

NL

"Ben jij degene die zoiets uiteindelijk tekent, of zit er nog iemand naast?"

EN

"Are you the one who eventually signs something like this, or is there someone else next to you?"

Afsluiten / Closing

Vat samen, stel vervolg voor, plan in dezelfde meeting.

Summarise, propose next step, book it in the same meeting.

NL

"Op basis van wat ik hoor zou een test van drie maanden op één of twee vacatures bij jullie het beste landen. Donderdagochtend of vrijdagochtend?"

EN

"Based on what I'm hearing, a three-month test on one or two roles would land best at your end. Thursday morning or Friday morning?"

15 vragen in Michel-stijl / 15 questions in Michel-style

Niet allemaal. Pak per gesprek de 8 tot 10 die passen.

Don't use them all. Pick the 8 to 10 that fit per call.

Situatie / Situation

NL

1. "Hoeveel hires doen jullie zo'n beetje per jaar?"
2. "Hoeveel zelf, hoeveel via externe bureaus?"
3. "Welke vacatures krijgen jullie het slechtst gevuld en waarom?"

EN

1. "Roughly how many hires do you make per year?"
2. "How many in-house, how many through external agencies?"
3. "Which roles are hardest for you to fill and why?"

Proces / Process

NL 4. "Hoe ziet jullie sourcing-proces eruit van dag 1 tot dag 30?" 5. "Wie is er allemaal betrokken bij een nieuwe vacature voordat die gevuld is?" 6. "Waar zit de grootste blokkade?"

EN 4. "What does your sourcing process look like from day 1 to day 30?" 5. "Who touches a new role before it's filled?" 6. "Where's the biggest blockage?"

Tools

NL 7. "Welke tools gebruiken jullie nu en wat werkt wel en niet?" 8. "Jullie hebben hiervoor Lemlist of LinkedIn Recruiter geprobeerd. Klopt dat en waar liep het vast?"

EN 7. "Which tools are you running today and what works and what doesn't?" 8. "I'm guessing you've tried Lemlist or LinkedIn Recruiter before. Close, and where did it stall?"

Geld / Money

NL 9. "Wat geven jullie uit aan externe bureaus per jaar, ruwweg?" 10. "Wat zou een geslaagde test waard zijn over 12 weken?"

EN 9. "What do you spend on external agencies per year, roughly?" 10. "What would a successful test be worth to you twelve weeks out?"

Funnel (verplicht / required)

NL 11. "Hoeveel gesprekken nodig om tot één hire te komen?" 12. "Stel 20 hires/jaar bij 1 op 5 close-rate, dan moeten we sturen op 8 gesprekken/maand. Klopt jouw verhouding?"

EN 11. "How many conversations do you need to land one hire?" 12. "Say 20 hires a year at a 1-in-5 close rate, then we aim for 8 conversations a month. Does your ratio match?"

Wie tekent / Who signs

NL 13. "Stel we gaan door, wie zit dan aan tafel naast jou?" 14. "Wat moet bewezen zijn voordat jullie tekenen?"

EN 13. "Say we move forward, who else is at the table next to you?" 14. "What needs to be proven before you'd sign?"

Concurrentie / Competition

NL 15. "Wat zijn de alternatieven die jullie nu overwegen, ook het alternatief om niks te doen?"

EN 15. "What are the alternatives you're weighing right now, including the option of doing nothing?"

Wie heb je nodig binnen de klant / Who you need on the client side

Voor een geslaagde test: 3 tot 5 mensen.

For a successful test: 3 to 5 people.

Schrijf in HubSpot per deal, vul aan tijdens demo en test.

Wanneer wel of niet door naar demo / When to advance to demo, when not

Wel door / Advance

• Concrete pijn benoemd / Concrete pain named
• Minimaal één persoon naast prospect bekend / At least one other person next to the prospect known
• Budget-range bevestigd of in zicht / Budget range confirmed or in sight
• Vacature beschikbaar voor demo / Role available for the demo
• Funnel-doel gerekend: hires/maand × close-rate = gesprekken/maand. Op papier.
• Funnel target calculated: hires/month × close rate = conversations/month. On paper.

Niet door / Don't advance

• "We oriënteren ons" zonder concrete vacature / "We're just looking around" with no concrete role
• Alleen één persoon, geen idee wie nog beslist / Just one person, no idea who else decides
• "Geen budget dit jaar" zonder zicht op wanneer wel / "No budget this year" with no view on when it does come
• Sterke status-quo / Strong status quo
• Geen funnel-cijfers gegeven. Dan kunnen wij niet beoordelen wat we moeten leveren, en kunnen zij later niet beoordelen of het werkte.
• No funnel numbers given. Then we can't judge what we need to deliver, and they can't judge later whether it worked.

Niet door? Stuur de one-pager en NAVARA case-studies, parkeer op +60 dagen. Wij doen geen demo's om de demo.

If not advancing, send the one-pager and NAVARA case studies, park at +60 days. We don't run demos for the sake of demos.

Mail na het eerste gesprek / Email after the first call

NL

Onderwerp: Samenvatting + voorstel demo

Hé [naam],

Dank voor het gesprek. Drie dingen die ik meeneem:

1. Jullie doen [X] hires per jaar, [Y] zelf en [Z] via bureaus voor zo'n [bedrag].
2. Funnel-rekensom: [X hires/maand × close-rate Y%] = [Z gesprekken/maand vanuit ons].
3. Pijn zit op [moeilijke vacatures / volume / tijd / tools].

Voorgesteld vervolg: 45 minuten demo op jullie [vacature-titel]. Donderdag 10:00 of vrijdag 14:00, beide werkt voor mij.

Groet, Michel

EN

Subject: Summary + demo proposal

Hi [name],

Thanks for the call. Three things I'm taking with me:

1. You make [X] hires per year, [Y] in-house and [Z] through agencies for around [amount].
2. Funnel math: [X hires/month × close rate Y%] = [Z conversations/month from our side].
3. Pain sits on [hard-to-fill roles / volume / time / tools].

Suggested next step: 45-minute demo on your [role title]. Thursday 10:00 or Friday 14:00, both work for me.

Best, Michel

Direct na het eerste gesprek

1. HubSpot binnen 30 minuten. Velden gevuld, stap aangepast, volgende actie met datum. Funnel-rekensom letterlijk in notities.
2. Mail binnen 4 uur met: samenvatting in 3 punten, de funnel-rekensom op papier (hires/maand × close-rate = gesprekken/maand), voorgestelde demo-vacature, twee tijdslots, geen verkooppraat.

Zie ook: playbook-demo.md.