Playbook · Van test naar jaarcontract / Test to annual contract

Een test zonder traject naar een jaarcontract is een dure proefrit. Dit document beschrijft het traject van dag 1 tot getekend contract.

A test without a path to an annual contract is an expensive test drive. This document covers the journey from day 1 to signed contract.

Doel: 65% van de testen wordt klant.

Goal: 65% of tests convert to client.

Onze positie

NL Wij brengen de pipeline. Jullie maken de hire. Talentix is begeleider, geen leverancier. Als de funnel-conversies kloppen die jullie hebben afgegeven, werkt het. Als ze niet kloppen, kijken we samen waar het zit: vacature, voorwaarden, of gesprek.

Op dag 1 wordt het uitgesproken, op dag 60 wordt het in het tussenrapport teruggelegd, op dag 75 wordt het hardop benoemd in het gesprek over het jaarcontract.

EN We bring the pipeline. You make the hire. Talentix is the guiding partner, not the supplier. If the funnel conversions you gave us hold up, it works. If they don't, we look together at where it sits: the role, the terms, or the conversation.

We say it out loud on day 1, we put it back on the table in the day 60 interim report, and we name it directly in the day 75 conversation about the annual contract.

De 10 stappen van onboarding naar tier-conversie

Vaste volgorde, getest over Navara, Xyntrel, ilionx, OpenValue, Baas BV, igen, Andmore, WPSEOAI.

1. Intake / kickoff (week 0): vacature-specs, regio, taal, salaris, eisen, USPs, blacklist, tone of voice, en de funnel-rekensom + hire-doel.
2. Onboarding samenvatting (binnen 1 week): document in 9-secties opmaak; klant accordeert.
3. TAM-overzicht (week 1-2): totale markt op basis van functietitel + ervaring.
4. QAM-overzicht (week 2): gefilterd op specifieke eisen + contactgegevens, ter accordering.
5. Concept-outreach in tone of voice (week 2-3): 3-4 e-mails + LinkedIn invite + 2 follow-ups, klant tekent voor elke tekst.
6. Inrichting alias-mails + Slack-bot (week 3): inlog en notificatie-kanaal.
7. Livegang (week 3-4): eerste outreach. Klant ziet TAM, volume, reacties live in dashboard.
8. Customer Success Meeting (week 5-6, dag 30): eerste bevindingen, tweaks aan messaging, filters, ranking.
9. Tech Deep Dive (week 8-9, dag 60): als funnel-conversies niet uitkomen zoals dag 1 afgegeven, samen kijken.
10. Maandrapport + jaarcontract-gesprek (week 11-12, dag 75-90): eindrapport, aanbeveling pakket, contract.

Dag 1 · Kickoff

Een uur. Wie zit aan tafel: recruiter (binnen pleit), recruitment-manager of financieel directeur (tekent), eventueel IT. Aan onze kant: Joost en Michel.

One hour. At the table: recruiter (internal champion), recruitment manager or CFO (signer), IT optional. On our side: Joost and Michel.

Kickoff-agenda mail / Kickoff agenda email

Stuur 48 uur voor de kickoff. Geeft iedereen de tijd om voorbereid binnen te komen.

Send 48 hours before the kickoff. Gives everyone time to come prepared.

NL

Onderwerp: Kickoff Talentix dinsdag 10:00, agenda

Hé [naam],

Dinsdag 10:00 voor één uur. Aan onze kant Joost en ik. Wie sluit aan van jullie kant?

Drie agenda-punten:

1. Funnel-rekensom afspreken (15 min). Wij rekenen samen jullie cijfers door. Hires per jaar gedeeld door jullie close-rate is gesprekken per maand. Dat is wat wij leveren.
2. Eerste rondleiding door de markt op jullie vacature (25 min).
3. Wat zien jullie wanneer (10 min). Week 1 markt, week 2 outreach, week 4 gesprekken, week 8 tussenrapport, week 12 eindrapport.

Tot dinsdag, Michel

EN

Subject: Talentix kickoff Tuesday 10:00, agenda

Hi [name],

Tuesday 10:00 for one hour. Joost and I on our side. Who's joining from your end?

Three agenda items:

1. Funnel math, agreed (15 min). We run your numbers together. Hires per year divided by your close rate equals conversations per month. That's what we deliver.
2. First walk through the market on your role (25 min).
3. What you'll see when (10 min). Week 1 market, week 2 outreach, week 4 conversations, week 8 interim report, week 12 final report.

Until Tuesday, Michel

Drie agenda-punten / Three agenda items

NL

1. Funnel-rekensom afspreken. Geen hire-belofte. Geen "een paar plaatsingen". We rekenen samen: hires per jaar gedeeld door twaalf, gedeeld door jullie close-rate, is gesprekken per maand. Dat getal is wat Talentix levert. Hires zijn aan jullie, die hangen af van vacature, voorwaarden, en gesprekken. Schrijf de rekensom letterlijk op in de samenvattingsmail.
2. Eerste rondleiding door de markt. We laten zien welke kandidaten we voor hun vacatures hebben gevonden.
3. Wat ze gaan zien wanneer. Week 1 markt in kaart, week 2 eerste berichten, week 4 eerste gesprekken, week 8 tussenrapport, week 12 eindrapport.

EN

1. Funnel math, agreed. No hire promise. No "a couple of placements". We run the math together: hires per year divided by twelve, divided by your close rate, equals conversations per month. That number is what Talentix delivers. Hires are yours, those depend on the role, the terms, and the conversations. Write the math down literally in the summary email.
2. First walk through the market. We show which candidates we found for your roles.
3. What you'll see when. Week 1 market mapped, week 2 first messages, week 4 first conversations, week 8 interim report, week 12 final report.

Funnel-rekensom script / Funnel math script

Tijdens de kickoff, hardop:

During the kickoff, out loud:

NL

"Voor we beginnen met de rondleiding, even de rekensom op papier. Jullie zeiden dat jullie tien hires dit jaar willen, en dat één op vijf gesprekken een hire wordt. Klopt nog steeds? Goed. Tien hires gedeeld door twaalf is 0,83 hires per maand. Bij één op vijf zijn dat ongeveer vier gesprekken per maand vanuit ons. Dat is wat we gaan leveren. Hires zijn aan jullie. Akkoord?"

EN

"Before we start the walk-through, the math on paper. You said ten hires this year, one in five conversations becomes a hire. Still hold? Good. Ten hires divided by twelve is 0.83 hires a month. At one in five that's roughly four conversations a month from our side. That's what we'll deliver. Hires are yours. Agreed?"

Verantwoordelijkheidsverdeling expliciet / Responsibility, said out loud

NL

• Wat doet Talentix: pipeline opvullen op basis van afgegeven funnel-cijfers. Markt in kaart, kandidaten gescoord, outreach in jullie stem, gesprekken aan de poort.
• Wat doet klant: vacature-specs aanleveren, voorwaarden bepalen, kandidaten spreken, hire-beslissing nemen.
• Als conversies kloppen die jullie hebben afgegeven: werkt het.
• Als ze niet kloppen: kijken we samen waar het zit. Vacature te niche, voorwaarden te krap, of gesprek te lang.

EN

• What Talentix does: fill the pipeline against the funnel numbers you gave us. Market mapped, candidates scored, outreach in your tone, conversations at the door.
• What the client does: deliver role specs, set the terms, talk to candidates, make the hire decision.
• If the conversions you gave us hold up: it works.
• If they don't: we look together at where it sits. Role too niche, terms too tight, or conversation running too long.

Eindigt met / Ends with:

NL

"Op dag 30 tussencheck. Op dag 60 tussenrapport met funnel-status. Op dag 75 het gesprek over het jaarcontract. Akkoord?"

EN

"Day 30 quick check. Day 60 interim report with funnel status. Day 75 the conversation about the annual contract. Agreed?"

Dag 14 · Customer Success Meeting / CSM check-in

Half uur via video. Joost runt dit zonder Michel.

Half hour over video. Joost runs this without Michel.

Agenda mail / Agenda email

NL

Onderwerp: CSM check-in donderdag 14:00, 30 minuten

Hé [naam],

Donderdag een korte check-in. Drie punten:

1. Wat zien jullie tot nu toe in het dashboard (TAM, eerste reacties).
2. Hebben we de juiste toon? Hier is een steekproef van vijf berichten die we deze week sturen, mag je voor groen licht geven.
3. Vacature-specs nog kloppend, of moeten we filters bijschaven?

30 minuten. Tot donderdag, Joost

EN

Subject: CSM check-in Thursday 14:00, 30 minutes

Hi [name],

Short check-in on Thursday. Three things:

1. What you're seeing in the dashboard so far (TAM, first responses).
2. Are we on tone? Here are five sample messages we're sending this week, give them green light.
3. Role specs still right, or do we need to tweak filters?

30 minutes. Until Thursday, Joost

Dag 30 · Tussencheck / Day 30 check-in

30 minuten, alleen recruiter en Joost. Hoor wat goed gaat, los problemen op voor ze structureel worden.

30 minutes, just the recruiter and Joost. Hear what's going well, fix problems before they become structural.

NL Wat je wil horen: "het werkt", "kandidaten die we anders nooit hadden gevonden", "wanneer kunnen we uitbreiden". Wat je niet wil horen: "we zijn er nog niet aan toegekomen". Bij dat tweede: direct ingrijpen.

EN What you want to hear: "it's working", "candidates we'd never have found otherwise", "when can we expand". What you don't want to hear: "we haven't gotten around to it". If that second thing, intervene immediately.

Dag 60 · Tussenrapport / Day 60 interim report (conversie-eerst / conversions-first)

Een A4. Cijfers eerst, verhaal erbij. Stuur 48 uur voor de tussencheck.

One A4. Numbers first, story alongside. Send 48 hours before the check-in.

Tussenrapport template / Interim report template

NL

Talentix · Tussenrapport [klant], week 8

Funnel-status

Stap	Aantal
TAM gevonden	[getal]
QAM benaderd	[getal]
Responses binnen	[getal]
Gesprekken geboekt	[getal]
JA-handovers naar jullie	[getal]

Conversies

Metric	Absoluut	%
Response-rate	[getal]	[%]
JA-rate	[getal]	[%]
Gespreks-rate	[getal]	[%]

Versus dag 1 rekensom

Op dag 1 afgegeven: [hires/maand-doel] × [close-rate] = [gesprekken/maand-doel]. Geleverd week 1-8: [getal] gesprekken, dat is [op pace / boven pace / onder pace].

Wat de markt zegt

Afwijsredenen geclusterd: [voorwaarden / vacature te niche / gesprek te lang / anders].

Volgende stap

Gesprek over het jaarcontract: [datum].

EN

Talentix · Interim report [client], week 8

Funnel status

Step	Count
TAM found	[number]
QAM reached	[number]
Responses in	[number]
Conversations booked	[number]
YES handovers to you	[number]

Conversions

Metric	Absolute	%
Response rate	[number]	[%]
YES rate	[number]	[%]
Conversation rate	[number]	[%]

Against day 1 math

Day 1 target: [hires/month] × [close rate] = [conversations/month]. Delivered weeks 1-8: [number] conversations, that's [on pace / above pace / under pace].

What the market is telling us

Decline reasons clustered: [terms / role too niche / conversation too long / other].

Next step

Annual contract conversation: [date].

Reden: het oude format mat output. Het nieuwe meet of de funnel-rekensom van dag 1 wordt gehaald. Als die niet wordt gehaald, zegt het rapport meteen of het ligt aan onze levering of aan klant-zijde. Dat is de hele begeleider-positie in een tabel.

Why: the old format measured output. The new one measures whether the day 1 funnel math is being hit. If it isn't, the report says immediately whether it's on our delivery or on the client side. That's the entire guiding-partner position in one table.

Dag 60 · Tech Deep Dive uitnodiging / Tech Deep Dive invitation

Stuur op dag 55. Voor mid-market klanten of als de conversies afwijken van dag 1.

Send on day 55. For mid-market clients or when conversions diverge from day 1.

NL

Onderwerp: Tech Deep Dive volgende week

Hé [naam],

Volgende week zitten we op dag 60. Voor mid-market klanten doen we dan een Tech Deep Dive van 60 minuten. We laten zien hoe de filters draaien, waar de markt vastloopt, en wat we volgende fase anders doen.

Aan jullie kant graag de recruitment-manager en iemand van IT als die meegekeken heeft naar de integratie.

Donderdag 14:00 of vrijdag 10:00. Wat past?

Groet, Joost

EN

Subject: Tech Deep Dive next week

Hi [name],

Next week is day 60. For mid-market clients we run a 60-minute Tech Deep Dive at this point. We show how the filters are running, where the market stalls, and what we'll do differently next phase.

From your side ideally the recruitment manager and someone from IT if they were involved in the integration.

Thursday 14:00 or Friday 10:00. What works?

Best, Joost

Dag 75 · Gesprek over het jaarcontract / Annual contract conversation

Aan tafel: alle mensen die uiteindelijk tekenen. Aan onze kant: Michel en Joost.

At the table: everyone who eventually signs. On our side: Michel and Joost.

Structuur (45 minuten) / Structure (45 minutes)

1. Test-resultaat / Test result (15 min). Joost loopt het eindrapport door. Conversie tegen dag 1 rekensom als kern.
2. Wat we leerden over jullie / What we learned about you (10 min). Sweet spot vacatures, meest gebruikte modules, ruimte om te groeien.
3. Onze aanbeveling / Our recommendation (15 min). Wij doen een aanbeveling, geen menu. We make a recommendation, not a menu.
4. Prijs en flex / Price and flex (5 min). 100% terug bij tekenen binnen 14 dagen, jaarcontract-korting 16,7%.

Het kern-script / Core script

De zin "we praten over gesprekken, niet over hires" is essentieel.

The line "we talk about conversations, not about hires" is essential.

NL

Opening.

"Tof dat we hier zitten. Voor we ergens in duiken, hoe hebben jullie de afgelopen 12 weken intern besproken?"

Luister. Vaak hoor je hier al de helft van het antwoord.

Resultaat bespreken (begeleider-versus-plaatser passage).

"Joost loopt de cijfers door. Wat ik er zelf van zie: in 12 weken hebben we de pipeline gevuld tot het aantal gesprekken dat we op dag 1 hadden afgesproken op basis van jullie close-rate. En om eerlijk te zijn, de hires die op tafel liggen, liggen daar omdat jullie de juiste vacature hebben opengezet, de juiste voorwaarden hebben gegeven en de juiste gesprekken hebben gevoerd. Wij hebben jullie alleen door de gesprekken meegenomen die jullie zelf hebben aangeleverd via de conversies. Wij zijn de begeleider, niet de plaatser. Dat is bewust. We praten over gesprekken, niet over hires."

Onze aanbeveling.

"Op basis van wat we zagen, denk ik dat jullie op het Hiring Team pakket het best zitten. Vier vacatures gelijktijdig, dashboards voor het hele team, ruimte voor uitbreiding. Founder is te krap, Operations te zwaar voor nu. Hiring Team groeit met jullie mee."

Prijs en flex.

"Twee dingen. Eén, jullie test-prijs wordt voor 100% verrekend met het jaarcontract als jullie binnen 14 dagen tekenen. Twee, op een jaarcontract zit 16,7% korting. Dat is twee maanden gratis op jaarbasis. Voor jullie pakket komt het neer op [bedrag]."

Close.

"Zullen we het geven? Ik kan Joost vragen om vandaag het contract klaar te zetten."

EN

Opening.

"Glad we're here. Before we dive in, how have you been talking about the last 12 weeks internally?"

Listen. Often you hear half the answer right there.

Going through the result (guiding partner vs placer passage).

"Joost runs the numbers. What I see from my end: in 12 weeks we filled the pipeline up to the conversation count we agreed on day 1 based on your close rate. And honestly, the hires sitting on the table are sitting there because you put the right role out, set the right terms, and ran the right conversations. We only walked you through the conversations you yourselves delivered via the conversions. We're the guiding partner, not the placer. That's deliberate. We talk about conversations, not about hires."

Our recommendation.

"Based on what we saw, I think you're best on the Hiring Team package. Four roles in parallel, dashboards for the whole team, room to grow. Founder is too tight, Operations too heavy for now. Hiring Team grows with you."

Price and flex.

"Two things. One, your test fee comes back 100% as credit on the annual contract if you sign within 14 days. Two, the annual contract has a 16.7% discount. That's two months free on an annual basis. For your package it comes out at [amount]."

Close.

"Shall we go for it? I can have Joost set up the contract today."

Geen "denk er even over na". Concrete vraag met concrete vervolgactie.

No "have a think about it". Concrete question with concrete next action.

Dag 90 · Jaarcontract getekend / Annual contract signed

Joost neemt over. Officiële overdracht naar het team dat de klant blij houdt.

Joost takes over. Official handover to the team that keeps the client happy.

Niet getekend op dag 90: één laatste tussencheck. Daarna of binnen 30 dagen alsnog, of netjes stoppen met deur open voor over 6 maanden.

Not signed on day 90: one last check-in. Then either signed within 30 days or close it cleanly with door open for 6 months out.

Welk pakket past wanneer / Which package fits when

Volledige specs op brand.talentix.ai/pricing.

Aanbeveling baseren we op aantal vacatures, verwachte groei, recruiter intern, koppelingen.

We base the recommendation on number of roles, expected growth, in-house recruiter, integrations.

Tier-aanbeveling-script / Tier recommendation script

Niet woordelijk, wel als kompas.

Not verbatim, just a compass.

NL

"Onze aanbeveling is geen menu, het is een keuze. Op basis van vier vacatures parallel en jullie groei naar dertig man komend jaar zit Hiring Team voor jullie het beste. Founder loopt je vast op vacature drie. Operations is overkill, je gebruikt de halve dashboard niet. Hiring Team is dezelfde productlaag, andere capaciteit."

EN

"Our recommendation isn't a menu, it's a choice. Based on four roles in parallel and you scaling to thirty people next year, Hiring Team is the best fit. Founder will choke you on role three. Operations is overkill, you won't use half the dashboard. Hiring Team is the same product layer, different capacity."

100% terug bij tekenen / 100% credit on signing

Standaard aanbod v10. Werkt om twee redenen.

Standard v10 offer. Works for two reasons.

NL

1. Versnelt beslissing. Wachten kost letterlijk geld.
2. Toont vertrouwen. Wij geloven dat de test zichzelf bewijst als funnel-cijfers kloppen.

EN

1. Speeds up the decision. Waiting literally costs money.
2. Shows confidence. We believe the test proves itself if the funnel numbers hold up.

Aanbieden in het jaarcontract-gesprek, niet eerder. Mailbevestiging direct na het gesprek met 14-dagen-deadline. Daarna één herinnering, dan vervalt het stilletjes.

Offered in the annual contract conversation, not earlier. Email confirmation right after the call with a 14-day deadline. One reminder after, then it quietly expires.

Jaarcontract-korting / Annual contract discount

16,7% jaarcontract versus maand. Niet onderhandelbaar. Altijd noemen.

16.7% annual versus monthly. Not negotiable. Always named.

Overdracht naar operations / Handover to operations

Na tekenen: van Michel (sales) naar Joost (operations).

After signing: from Michel (sales) to Joost (operations).

1. Nieuwe vaste aanspreekpunt aan onze kant.
2. Vaste momenten afgesproken (maandcheck, kwartaalreview).
3. Doelen voor eerste 6 maanden (in gesprekken per maand, niet in hires).
4. Contact-kanaal (Slack, mail, WhatsApp afhankelijk van pakket).

Michel blijft op cc van strategische communicatie, niet meer operationeel.

Michel stays on cc of strategic comms, no longer operational.

Wat doe je als ze niet doorgaan / What if they don't move forward

35% niet, statistisch.

35% don't, statistically.

NL

1. Reden vastleggen in HubSpot. Timing, budget, fit, andere keuze, zelf bouwen, status-quo. Plus: kwam de funnel-rekensom uit, en waar zat het.
2. Eerlijke reflectie. Was de funnel-rekensom realistisch? Lag de kink aan onze pipeline of aan klant-zijde?
3. Netjes stoppen. Bedank, stuur Loom met samenvatting + cijfers, parkeer op +90 dagen.
4. Geen wrok, geen druk. Deur blijft open.

EN

1. Log the reason in HubSpot. Timing, budget, fit, picked someone else, building it themselves, status quo. Plus: did the funnel math hold up, and where did it sit.
2. Honest reflection. Was the funnel math realistic? Was the gap on our pipeline or on the client side?
3. Close it cleanly. Thank them, send a Loom with summary plus numbers, park at +90 days.
4. No grudges, no pressure. Door stays open.

Zie ook:

• v10-one-pager.md
• playbook-objections.md