Outreach · Pilot lifecycle emails

De pilot-emails bouwen de begeleider-positie op via touchpoints. Hier is de hele pilot-cyclus, van bevestiging tot eindgesprek. Verbind met de tien stappen van onboarding (zie 06-onboarding-dna.md) en met dag 1, 30, 60, 75, 90 uit playbook-pilot-to-tier.md.

Onze positie

Wij brengen de pipeline. Jullie maken de hire. Talentix is begeleider, geen leverancier. Bij elke pilot-email wordt dat impliciet en expliciet teruggelegd. Op dag 0 hard uitgesproken, op dag 60 in cijfers, op dag 75 in het gesprek over het jaarcontract.

A · Pilot bevestigd (week -1)

Welkom-mail. Stuurt de kickoff vooruit en haalt vooraf de specs op.

NL

Onderwerp: Pilot bevestigd, kickoff [datum]

Hé [naam],

Top, de pilot staat. Hier wat we de komende drie maanden samen doen.

De afspraak in een regel: wij brengen de pipeline, jullie maken de hires. Pipeline werkt als de funnel-conversies kloppen die we op dag 1 gaan vaststellen.

De kickoff: [datum] om [tijd] bij [locatie of online]. Een uur. Joost zit erbij vanuit operations, ik zit erbij vanaf de Talentix-kant.

Drie dingen die ik graag voor de kickoff wil ontvangen:

1. Vacature-specs van de pilot-vacature (functietitel, regio, taal, eisen, salaris, USPs)
2. Blacklist en ex-werknemers-lijst voor exclusions
3. Tone of voice voorbeelden (drie e-mails die jullie zelf in het verleden hebben verstuurd is meer dan genoeg)

Mocht iets onhandig zijn, ping me even.

Groet, Michel

EN

Subject: Pilot confirmed, kickoff [date]

Hi [name],

Great, the pilot is set. Here's what we'll do together over the next three months.

The agreement in one line: we bring the pipeline, you make the hires. Pipeline works if the funnel conversions hold up to what we agree on day one.

The kickoff: [date] at [time] at [location or online]. One hour. Joost joins from operations, I join from the Talentix side.

Three things I'd like to receive before the kickoff:

1. Vacancy specs for the pilot search (job title, region, language, requirements, salary, USPs)
2. Blacklist and ex-employees list for exclusions
3. Tone of voice samples (three emails you sent in the past is more than enough)

If anything is awkward to share, ping me.

Best, Michel

B · Dag 0, Kickoff samenvatting

Stuur binnen 24 uur na de kickoff. Bevat verbatim de funnel-rekensom en de drie afspraken.

NL

Onderwerp: Pilot kickoff samenvatting + funnel-rekensom

Hé [naam],

Dank voor de tijd vanochtend. Hier de samenvatting van wat we hebben afgesproken.

De funnel-rekensom (jullie eigen cijfers):

• Hire-doel pilot: [X] hires in [periode]
• Jullie close-rate (gesprek wordt hire): [Y]%
• Wat Talentix levert: [Z] gesprekken per maand

Dit is wat wij leveren. Hires zijn aan jullie. Die hangen af van de vacature, de voorwaarden en de gesprekken die jullie voeren.

De drie afspraken:

1. Vacature: jullie definiëren scherp wie we zoeken. Te niche of te breed = jullie verantwoordelijkheid.
2. Voorwaarden: jullie bepalen wat de markt krijgt aangeboden. Te laag = jullie verantwoordelijkheid.
3. Gesprekken: jullie voeren ze, jullie beslissen. Pipeline staat bij ons, hires staan bij jullie.

Wat je gaat zien wanneer:

• Week 1: markt in kaart (TAM ter accordering)
• Week 2: gefilterde lijst (QAM ter accordering)
• Week 2-3: concept-outreach in jullie tone of voice ter accordering
• Week 3-4: live, eerste berichten en eerste reacties
• Week 5-6: Customer Success Meeting, tweaks aan messaging en filters
• Week 8-9: Tech Deep Dive, grotere aanpassingen als nodig
• Week 11-12: eindrapport en het gesprek over het jaarcontract

Joost is je vaste contact tijdens de pilot, ik kom terug op dag 75 voor het gesprek over het jaarcontract.

Groet, Michel

EN

Subject: Pilot kickoff recap + funnel math

Hi [name],

Thanks for the time this morning. Here's the recap of what we agreed.

The funnel math (your own numbers):

• Hire goal pilot: [X] hires in [period]
• Your close rate (conversation becomes hire): [Y]%
• What Talentix delivers: [Z] conversations per month

This is what we deliver. Hires are yours. They depend on the vacancy, the conditions and the conversations you run.

The three agreements:

1. Vacancy: you define exactly who we're looking for. Too niche or too broad = your responsibility.
2. Conditions: you decide what the market gets offered. Too low = your responsibility.
3. Conversations: you run them, you decide. Pipeline is with us, hires are with you.

What you'll see when:

• Week 1: market mapped (TAM for sign-off)
• Week 2: filtered list (QAM for sign-off)
• Week 2-3: draft outreach in your tone of voice for sign-off
• Week 3-4: live, first messages and first responses
• Week 5-6: Customer Success Meeting, tweaks to messaging and filters
• Week 8-9: Tech Deep Dive, larger adjustments if needed
• Week 11-12: final report and the conversation about the annual contract

Joost is your main contact during the pilot, I'll come back on day 75 for the annual contract conversation.

Best, Michel

C · Dag 14, Customer Success Meeting voorbereiding

Twee dagen voor de eerste CSM. Eerste outreach is uit, eerste reacties zijn binnen.

NL

Onderwerp: CSM [datum] voorbereiding

Hé [naam],

Donderdag de Customer Success Meeting. Joost loopt door wat tot nu toe is gebeurd. Hier de korte stand zodat je voorbereid komt.

Wat is gebeurd:

• TAM: [aantal] kandidaten in kaart
• QAM: [aantal] kandidaten gefilterd en in outreach
• Eerste reacties: [aantal] response, [aantal] JA, [aantal] NEE met reden

Wat Joost wil bespreken:

1. Welke afwijsredenen zien we, en wat dat zegt over messaging of filters
2. Kandidaten die door jullie team al gesproken zijn, hoe ging dat
3. Aanpassingen aan outreach of ranking voor de tweede helft van de maand

Geen huiswerk, gewoon meedenken.

Groet, Michel

EN

Subject: CSM [date] prep

Hi [name],

Thursday the Customer Success Meeting. Joost will walk through what's happened so far. Short status here so you come prepared.

What's happened:

• TAM: [number] candidates mapped
• QAM: [number] candidates filtered and in outreach
• First responses: [number] response, [number] YES, [number] NO with reason

What Joost wants to discuss:

1. Which rejection reasons we see, and what that says about messaging or filters
2. Candidates already spoken with by your team, how that went
3. Adjustments to outreach or ranking for the second half of the month

No homework, just thinking along.

Best, Michel

D · Dag 30, Tussenrapport

Eerste maand voorbij. Cijfers eerst, verhaal erbij.

NL

Onderwerp: Tussenrapport dag 30, funnel-status

Hé [naam],

Eerste maand van de pilot voorbij. Hier de cijfers tegen wat we op dag 1 hebben afgesproken.

Funnel-status maand 1:

• TAM: [aantal]
• QAM benaderd: [aantal]
• Response-rate: [%]
• JA-rate van response: [%]
• Gesprekken aan jullie kant: [aantal]
• JA-handovers afgerond: [aantal]

Versus dag 1 rekensom:

• Afgesproken: [Z] gesprekken per maand
• Werkelijkheid maand 1: [Z' gesprekken]
• Status: op pace / iets onder / iets boven

Wat dat zegt:

• Als op pace: doorzetten, geen aanpassingen nodig
• Als onder pace: kijken we samen of het ligt aan onze pipeline (filters, ranking, messaging) of aan klant-zijde (voorwaarden, gesprekvoering, vacature)

Joost stuurt vrijdag een datum-voorstel voor een korte call van 30 minuten.

Groet, Michel

EN

Subject: Day 30 report, funnel status

Hi [name],

First month of the pilot is done. Here are the numbers against what we agreed on day one.

Funnel status month 1:

• TAM: [number]
• QAM approached: [number]
• Response rate: [%]
• YES rate from response: [%]
• Conversations at your end: [number]
• YES handovers completed: [number]

Versus day 1 math:

• Agreed: [Z] conversations per month
• Actual month 1: [Z' conversations]
• Status: on pace / slightly below / slightly above

What that says:

• If on pace: keep going, no adjustments needed
• If below pace: we'll look together at whether it's on our pipeline side (filters, ranking, messaging) or on your side (conditions, interview process, vacancy)

Joost will send a Friday slot proposal for a thirty-minute call.

Best, Michel

E · Dag 60, Tech Deep Dive uitnodiging

Twee maanden in. Als het loopt, uitbreiden. Als het niet loopt, dieper in de data.

NL · scenario A (loopt goed)

Onderwerp: Tech Deep Dive [datum], optimaliseren naar uitbreiding

Hé [naam],

Twee maanden in, de funnel-cijfers houden zich aan de dag 1 rekensom. Tijd voor de Tech Deep Dive, maar omdat het loopt is de invalshoek deze keer uitbreiding, niet repareren.

Wat ik wil bespreken:

1. Welke profielen leveren de beste gesprekken op (sweet spot patroon)
2. Aanpassing van filters om die sweet spot scherper te raken
3. Voorbereiding op profiel-uitbreiding voor het jaarcontract

Anderhalf uur, Joost en ik. Mag bij jullie op kantoor of online.

Groet, Michel

NL · scenario B (loopt nog niet optimaal)

Onderwerp: Tech Deep Dive [datum], data-aanpassingen

Hé [naam],

Twee maanden in, en de funnel-cijfers haalt het pace nog niet helemaal. Daar gaan we donderdag in zitten met de Tech Deep Dive.

Wat ik wil bespreken:

1. Waar in de funnel het schuurt (response, JA-rate, of gesprek)
2. Of de afwijsredenen iets vertellen over messaging, ranking, of de vacature zelf
3. Concrete aanpassingen die we voor de derde maand kunnen doen

Anderhalf uur, Joost en ik. Mag bij jullie op kantoor of online. Geen lang excuus-verhaal, wel een eerlijk gesprek over waar het ligt en wat we eraan kunnen doen.

Groet, Michel

EN · scenario A (running well)

Subject: Tech Deep Dive [date], optimizing for expansion

Hi [name],

Two months in, the funnel numbers are holding to the day one math. Time for the Tech Deep Dive, but since it's running the angle this time is expansion, not repair.

What I want to discuss:

1. Which profiles are producing the best conversations (sweet spot pattern)
2. Adjusting filters to hit that sweet spot more sharply
3. Preparing profile expansion for the annual contract

Ninety minutes, Joost and me. Either at your office or online.

Best, Michel

EN · scenario B (not yet optimal)

Subject: Tech Deep Dive [date], data adjustments

Hi [name],

Two months in, and the funnel numbers aren't fully on pace yet. That's what we'll sit down with on Thursday in the Tech Deep Dive.

What I want to discuss:

1. Where in the funnel the friction sits (response, YES rate, or conversation)
2. Whether rejection reasons tell us something about messaging, ranking, or the vacancy itself
3. Concrete adjustments for the third month

Ninety minutes, Joost and me. Either at your office or online. No long excuse story, just an honest conversation about where it sits and what we can do about it.

Best, Michel

F · Dag 75, Gesprek over het jaarcontract

Zelf voorbereiden met Joost. Email vooraf stuurt de toon van het gesprek.

NL

Onderwerp: Gesprek jaarcontract [datum]

Hé [naam],

Volgende week zit ik met jullie aan tafel voor het gesprek over het jaarcontract. Voor we dat doen wil ik de toon vooraf scherp neerzetten.

We gaan even bewust niet praten over de hires. We praten over de gesprekken die we hebben kunnen leveren versus wat we op dag 1 hebben afgesproken op basis van jullie close-rate.

De hires die op tafel liggen, liggen daar omdat jullie de juiste vacature open hadden staan, de juiste voorwaarden hebben gegeven en de juiste gesprekken hebben gevoerd. Wij zijn de begeleider, niet de plaatser. Dat zeg ik bewust, en dat zeg ik volgende week ook hardop.

Joost loopt het eindrapport door, ik kom met de aanbeveling voor het pakket. Twee dingen om alvast in gedachten te houden:

1. 100% terug bij tekenen binnen 14 dagen: jullie pilot-prijs wordt volledig verrekend met het jaarcontract als jullie binnen twee weken tekenen.
2. Jaarcontract-korting: 16,7% versus maandcontract, dat is twee maanden gratis op jaarbasis.

Tot [dag], Michel.

EN

Subject: Annual contract conversation [date]

Hi [name],

Next week I'll sit down with you for the annual contract conversation. Before that I want to set the tone clearly.

We'll deliberately not talk about hires. We'll talk about the conversations we delivered versus what we agreed on day one based on your close rate.

The hires on the table are there because you had the right vacancy open, gave the right conditions and ran the right conversations. We're the guide, not the placer. I'm saying that on purpose, and I'll say it out loud next week too.

Joost will walk through the final report, I'll come with the recommendation for the package. Two things to keep in mind:

1. 100% back on signing within 14 days: your pilot price is fully credited against the annual contract if you sign within two weeks.
2. Annual contract discount: 16.7% versus monthly contract, that's two months free on a yearly basis.

See you [day], Michel.

G · Dag 90, Jaarcontract beslismoment

Korte mail met bevestiging tier en setup-fee refund-clausule. Sturen op de dag van het gesprek of dag erna.

NL

Onderwerp: Bevestiging jaarcontract [pakket]

Hé [naam],

Mooi gesprek vandaag. Hier ter bevestiging wat we hebben afgesproken.

Pakket: [Founder / Hiring Team / Operations] Maandprijs (na korting): [bedrag] Looptijd: 12 maanden, ingangsdatum [datum]

Setup-fee refund: jullie pilot-prijs van [pilot-bedrag] wordt 100% verrekend met het jaarcontract bij tekenen binnen 14 dagen na vandaag.

Joost stuurt het contract vandaag of morgen. Twee handtekeningen en we gaan door zonder onderbreking.

Welkom in het pakket. We gaan door waar we gebleven waren.

Groet, Michel

EN

Subject: Annual contract confirmation [package]

Hi [name],

Good conversation today. Here's the confirmation of what we agreed.

Package: [Founder / Hiring Team / Operations] Monthly price (after discount): [amount] Term: 12 months, starting [date]

Setup fee refund: your pilot price of [pilot amount] will be 100% credited against the annual contract on signing within 14 days from today.

Joost will send the contract today or tomorrow. Two signatures and we continue without interruption.

Welcome to the package. We pick up where we left off.

Best, Michel

H · Dag 90 + no-go

Gracieuze afsluiter. Geen "we proberen het later wel". Wel feedback ophalen voor product.

NL

Onderwerp: Pilot afsluiting, dank en een korte vraag

Hé [naam],

Drie maanden zijn voorbij. Jullie hebben besloten om niet door te gaan, dat is een eerlijk gesprek geweest en ik respecteer de keuze.

Twee dingen kort.

Eén, een korte vraag voor het product. Niet om alsnog te overtuigen, wel om scherper te worden. Als jij vrijuit zou mogen zeggen wat het missing puzzelstuk was, wat zou je dan zeggen? Eén of twee zinnen is genoeg, geen lang stuk.

Twee, de deur blijft open. Geen "we komen erop terug over zes maanden" met een agenda-prik. Als het later weer relevant wordt, bel of mail, geen drempel.

Veel succes met [hun volgende stap, bijvoorbeeld in-house team opbouwen of doorgaan met [vorige keuze]].

Groet, Michel

EN

Subject: Pilot wrap, thanks and a short question

Hi [name],

Three months are done. You've decided not to continue, that was an honest conversation and I respect the call.

Two short things.

One, a short question for the product. Not to convince again, just to sharpen. If you could say freely what the missing puzzle piece was, what would you say? One or two sentences is enough, no need for a long write-up.

Two, the door stays open. No "we'll come back in six months" with a calendar prick. If it becomes relevant later, call or email, no threshold.

Good luck with [their next step, e.g. building an in-house team or continuing with [previous choice]].

Best, Michel

Pilot lifecycle in een tabel

Zie ook: playbook-pilot-to-tier.md en 06-onboarding-dna.md voor het volledige onboarding-traject.